Τηλεδιασκέψεις: Η καταγραφή τους δεν αποτελεί «έγγραφο» αν έγινε για τη σύνταξη πρακτικών
Γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους που ενδιαφέρει κάθε εκπαιδευτικό, πανεπιστημιακό και διοικητικό που συμμετέχει σε τηλεδιασκέψεις

Μια υπόθεση με ιδιαίτερη σημασία για τους εκπαιδευτικούς και τους πανεπιστημιακούς στην εποχή των ολοένα αυξανόμενων τηλεδιασκέψεων και της λήψης αποφάσεων μέσω ηλεκτρονικών συναντήσεων, δημοσιεύει σήμερα το alfavita.gr.

Πρόκειται για γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους (ΝΣΚ), η οποία έχει γίνει αποδεκτή και αφορά την περίπτωση επίκουρου καθηγητή του Πολυτεχνείου Αθήνας, ο οποίος ζήτησε να του χορηγηθεί αντίγραφο μαγνητοσκόπησης (ηλεκτρονικής καταγραφής) της τηλεδιάσκεψης που είχε διεξαχθεί (κοινή συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης της Σχολής και του Εκλεκτορικού Σώματος, προκειμένου να κρίνουν για την πλήρωση μιας θέσης στην βαθμίδα του Αναπληρωτή Καθηγητή) επικαλούμενος εύλογο ενδιαφέρον και πρόδηλο έννομο συμφέρον.

Το ΝΣΚ λοιπόν κλήθηκε να αποφασίσει αν η ηλεκτρονική καταγραφή (μαγνητοσκόπηση) μιας τηλεδιάσκεψης, μπορεί να θεωρηθεί ως διοικητικό έγγραφο και να χορηγηθεί στον ενδιαφερόμενο που το ζητούσε. Η απάντηση που έδωσε έχει βαρύνουσα σημασία, καθώς αποφάνθηκε ότι η συγκεκριμένη μαγνητοσκόπηση έγινε προς επιβοήθηση της ορθής σύνταξης των πρακτικών της τηλεδιάσκεψης και συνεπώς δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο.

Το σκεπτικό της απόφασης, που ελήφθη τον Ιούλιο 2022,  είναι πολύ χρήσιμο για όσους σχεδιάζουν ή/και συμμετέχουν σε τηλεδιασκέψεις: Το ΝΣΚ αποφάνθηκε ότι επιτρέπεται στο συλλογικό όργανο να προαποφασίσει για τον πάγιο τρόπο κατάρτισης των πρακτικών του βάσει στενογραφίας ή μαγνητοφώνησης, ως εκ τούτου και βάσει ηλεκτρονικής καταγραφής, υπό την μορφή της αυτοδέσμευσής του που συνάδει προς την αρχή της νομιμότητας. Μέθοδο καταγραφής αποτελούν και τα μαγνητικά μέσα (μαγνητοταινία, CD, DVD κλπ.), όπου μετά από προαπόφαση του συλλογικού οργάνου καταχωρούνται οι συζητήσεις των συνεδριάσεών του. Εφόσον δε το όργανο έχει προαποφασίσει ότι ο εν λόγω τρόπος καταγραφής θα λαμβάνει χώρα για να διευκολύνει και να βοηθήσει στην επεξεργασία των γραπτών πρακτικών της συνεδρίασης, αυτά δεν συνιστούν διοικητικά έγγραφα, ούτε καταρτισμένα σχέδια διοικητικών εγγράφων. Τα ανωτέρω ισχύουν για κάθε μέθοδο καταγραφής των όσων διεξήχθησαν κατά τη συνεδρίαση συλλογικού οργάνου, δηλαδή για κάθε μέσο καταγραφής αντίστοιχο της μαγνητοταινίας, από τα οποία μετά από απομαγνητοφώνηση, καταρτίζονται εγγράφως τα πρακτικά της συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου. Συνεπώς, με βάση τα ανωτέρω αναφερόμενα, όλα τα ψηφιακά αυτά μέσα δε συνιστούν έγγραφο και ούτε καταρτισμένο σχέδιο διοικητικού εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιούνται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης αυτού. Ας δούμε την περίπτωση αναλυτικά:

Το ιστορικό

Στην Σχολή Αρχιτεκτόνων-Μηχανικών του Ε.Μ.Π. στις 30-3-2022, ημέρα Τετάρτη έλαβε χώρα κοινή συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης της Σχολής και του Εκλεκτορικού Σώματος, προκειμένου να κρίνουν για την πλήρωση μιας θέσης καθηγητή στην βαθμίδα του Αναπληρωτή Καθηγητή στον Τομέα «Αρχιτεκτονικού Σχεδιασμού», με γνωστικό αντικείμενο «Ιστορία της Τέχνης-Η Τέχνη από την αρχαιότητα έως τους μέσους χρόνους». Μεταξύ των υποψηφίων για την πλήρωση της θέσης ήταν και ο Επίκουρος Καθηγητής Ε.Μ. Η συνεδρίαση των δύο συλλογικών οργάνων έλαβε χώρα με τηλεδιάσκεψη δια μέσου της ηλεκτρονικής πλατφόρμας e:presence.gr. Πριν την έναρξη της συνεδρίασης ο Κοσμήτορας και Πρόεδρος ζήτησε από τα μέλη τη συναίνεσή τους για την μαγνητοσκόπηση αυτής, η οποία και παρασχέθηκε. 

Στις 3-6-2022 ο Ε.Μ. υπέβαλε προς την Γραμματεία της Σχολής αίτημα χορήγησης πλήρους αντιγράφου του οπτικοακουστικού υλικού της καταγραφής τόσο της από 12-1-2022 συνεδρίασης του Εκλεκτορικού Σώματος για τον ορισμό της τριμελούς εισηγητικής επιτροπής, όσο και της από 30-3-2022 συνεδρίασης του ίδιου οργάνου, επικαλούμενος εύλογο ενδιαφέρον και πρόδηλο έννομο συμφέρον προς τούτο. Η Σχολή, πάντως, διευκρινίζει ότι τέτοια καταγραφή της συνεδρίασης του οργάνου κατά την 12-1- 2022 ουδέποτε έλαβε χώρα, όπως άλλωστε δεν γίνεται για τις συνεδριάσεις των οργάνων της Σχολής, με εξαίρεση την προαναφερόμενη συνεδρίαση της 30-3-2022.

Το ερώτημα

Κατόπιν τούτου ο προβληματισμός της ερωτώσας υπηρεσίας επικεντρώνεται στο εάν η φυλασσόμενη πράγματι στο αρχείο της υπηρεσίας ηλεκτρονική καταγραφή της συνεδρίασης του Εκλεκτορικού Σώματος της 30- 9-2022, η οποία, όμως, είχε επιβοηθητικό χαρακτήρα για την ορθή σύνταξη των πρακτικών από τον γραμματέα, συνιστά ή όχι διοικητικό έγγραφο χορηγητέο στον ενδιαφερόμενο.

Το σκεπτικό του ΝΣΚ

Το δικαίωμα γνώσης των διοικητικών εγγράφων ρυθμίζεται από τις διατάξεις του άρθρου 5 του νόμου 2690/1999, σύμφωνα με το οποίο κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση (με μελέτη ή με χορήγηση αντιγράφου) των διοικητικών εγγράφων. Για τη θεμελίωση του δικαιώματος αυτού, αρκεί η συνδρομή ευλόγου ενδιαφέροντος του αιτούντος, όπως προκύπτει τόσο από τη ρητή διατύπωση του νόμου, όσο και από τη νομολογία του Συμβουλίου της Επικρατείας και από σχετικές γνωμοδοτήσεις του Ν.Σ.Κ. Με τις διατάξεις του άρθρου 5 παρ. 1 εδ. β΄ ν. 2690/1999 και 1 παρ. 1 εδ. β΄ π.δ. 28/2015, ως διοικητικά έγγραφα χαρακτηρίζονται όσα συντάσσονται από δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις. Με τις ανωτέρω διατάξεις ορίζεται με ευρύτητα η έννοια των διοικητικών εγγράφων, με ενδεικτική, όμως, απαρίθμηση. Στην παρ. 13 της εισηγητικής έκθεσης της προηγούμενης του θεσμικού ν. 2690/1999, νομοθετικής ρύθμισης του νόμου 1599/1986 διευκρινίζεται ότι με τον όρο διοικητικά έγγραφα εννοούνται όχι μόνο τα έγγραφα με τη στενή έννοια του όρου, αλλά και ό,τι υπάρχει μέσα στα αρχεία της διοίκησης. Προφανώς ο νομοθέτης θεωρούσε και θεωρεί ως έγγραφα και τις φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, τις φωνοληψίες, τα στοιχεία που έχουν αποθηκευθεί στη μνήμη ηλεκτρονικού υπολογιστή και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση, όπως ορίζεται λεπτομερέστερα από τις διατάξεις του άρθρου 444 Κ.Πολ.Δ. για τα ιδιωτικά έγγραφα.

Ως έγγραφο ή διοικητικό στοιχείο πρέπει να θεωρηθεί, όμως, μόνον εκείνο του οποίου έχει τελειωθεί η διαδικασία της έκδοσης ή τουλάχιστον της κατάρτισης (σχέδιο) και όχι εκείνο το σχέδιο ή τμήμα τούτου, που βρίσκεται ακόμη στο στάδιο επεξεργασίας και συνεπώς δεν έχει οριστικοποιηθεί το περιεχόμενό του. Και τούτο διότι η μεμονωμένη «επισκόπηση» διοικητικού εγγράφου, το περιεχόμενο του οποίου μπορεί οποτεδήποτε να μεταβληθεί, όχι μόνο δε θα συνέβαλε στην εν γένει προάσπιση των δικαιωμάτων ή εννόμων συμφερόντων του πολίτη, αλλά αντίθετα θα δημιουργούσε σύγχυση και παρανοήσεις, συσκοτίζοντας την υπόθεση και παραβλάπτοντας τελικά το δικαίωμα του άρθρου 20 παρ. 2 του Συντάγματος

Με την διάταξη του άρθρου 14 παρ. 13 εδ. α΄ ν. 2690/1999, όπως ισχύει σήμερα, προβλέπεται η δυνατότητα τα συλλογικά όργανα να συνεδριάζουν με χρήση ηλεκτρονικών μέσων (τηλεδιάσκεψη). Με την διάταξη δε του δεύτερου εδαφίου της ίδιας παραγράφου προβλέπεται η έκδοση σχετικής Υ.Α., με την οποία θα καθοριζόταν, μεταξύ άλλων , ο τρόπος τήρησης των πρακτικών συνεδρίασης, ως και κάθε άλλη σχετική λεπτομέρεια. Συναφώς σήμερα έχει εκδοθεί και ισχύει η υπ’ αριθμ. 429/12-3-2020 κ.υ.α. του Υφυπουργού των Οικονομικών και του Υπουργού Εσωτερικών. Στη διάταξη του άρθρου 3 παρ. 1 αυτής προβλέπεται η δυνατότητα συνεδρίασης των συλλογικών οργάνων των φορέων του δημοσίου και του ευρύτερου δημόσιου τομέα με τηλεδιάσκεψη με χρήση της υπηρεσίας e-presence.gov.gr. Στην δε διάταξη της παραγράφου 10 εδ. α΄ προβλέπεται περαιτέρω η δυνατότητα ηλεκτρονικής καταγραφής των συνεδριάσεων, ενώ με την διάταξη του επόμενου εδαφίου παρέχεται σαφώς η δυνατότητα η καταγραφή να λαμβάνει χώρα και προς διευκόλυνση τήρησης και επεξεργασίας των πρακτικών των συνεδριάσεων.

Με τις ειδικότερες διατάξεις του άρθρου 19 παρ. 5 περ. στ΄ ν. 4009/2011 προβλέπεται, επίσης, η δυνατότητα τόσο της συνεδρίασης του εκλεκτορικού σώματος των Α.Ε.Ι. με χρήση ηλεκτρονικών μέσων , όσο και της συμμετοχής μεμονωμένα των μελών του οργάνου με αυτόν τον τρόπο με διασφαλισμένη, όμως, την εμπιστευτικότητα της συνεδρίασης, τη πιστοποίηση των μελών, την ασφάλεια και την ακεραιότητα της διαδικασίας.  Τέλος με τις διατάξεις των άρθρων 15 παρ. 4, 5, 6, 7 και 8 ν. 4690/1999 ορίζεται η υποχρέωση των συλλογικών οργάνων να τηρούν πρακτικά για τις συνεδριάσεις, που πραγματοποιούν με συγκεκριμένο και σαφές περιεχόμενο. 

Από τις ανωτέρω διατάξεις επισκοπούμενες μεμονωμένα ή κατά συνδυασμό μεταξύ των, προκύπτει ότι δεν προβλέπεται ρητά ο τρόπος κατάρτισης των εγγράφων, και ιδιαίτερα του πρακτικού συνεδρίασης συλλογικού οργάνου, δηλαδή η μέθοδος ακριβούς καταγραφής των διαμειβομένων στις συνεδριάσεις. Συνεπώς επιτρέπεται στο συλλογικό όργανο να προαποφασίσει για τον πάγιο τρόπο κατάρτισης των πρακτικών του βάσει στενογραφίας ή μαγνητοφώνησης, ως εκ τούτου και βάσει ηλεκτρονικής καταγραφής, υπό την μορφή της αυτοδέσμευσής του που συνάδει προς την αρχή της νομιμότητας. Μέθοδο καταγραφής αποτελούν και τα μαγνητικά μέσα (μαγνητοταινία, CD, DVD κλπ.), όπου μετά από προαπόφαση του συλλογικού οργάνου καταχωρούνται οι συζητήσεις των συνεδριάσεών του. Εφόσον δε το όργανο έχει προαποφασίσει ότι ο εν λόγω τρόπος καταγραφής θα λαμβάνει χώρα για να διευκολύνει και να βοηθήσει στην επεξεργασία των γραπτών πρακτικών της συνεδρίασης, αυτά δεν συνιστούν διοικητικά έγγραφα, ούτε καταρτισμένα σχέδια διοικητικών εγγράφων. Τα ανωτέρω ισχύουν για κάθε μέθοδο καταγραφής των όσων διεξήχθησαν κατά τη συνεδρίαση συλλογικού οργάνου, δηλαδή για κάθε μέσο καταγραφής αντίστοιχο της μαγνητοταινίας, από τα οποία μετά από απομαγνητοφώνηση, καταρτίζονται εγγράφως τα πρακτικά της συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου. Συνεπώς, με βάση τα ανωτέρω αναφερόμενα, όλα τα ψηφιακά αυτά μέσα δε συνιστούν έγγραφο και ούτε καταρτισμένο σχέδιο διοικητικού εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιούνται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης αυτού

Όπως προκύπτει από το υπ’ αριθμ. 27432/15-6-2022 έγγραφο της Σχολής Αρχιτεκτόνων του Ε.Μ.Π., που αφορά στην εξεταζόμενη υπόθεση, η πάγια θέσης αυτής είναι να μην καταγράφονται οι συνεδριάσεις των συλλογικών οργάνων της. Εξαίρεση έλαβε χώρα μόνο για την συνεδρίαση της 30-3-2022 του Εκλεκτορικού Σώματος, κατόπιν υποβολής σχετικού αιτήματος από τον ενδιαφερόμενο Ε.Μ. και συναίνεσης των μελών αυτού. Η δε καταγραφή εγένετο μόνο για την επιβοήθηση σύνταξης των (γραπτών) πρακτικών. Κατά συνέπεια προς τα ανωτέρω, πρέπει να γίνει δεκτό ότι η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου της 30-3-2022 δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο ούτε καταρτισμένο σχέδιο τέτοιου εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιείται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η έγγραφη κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης και δεν μπορεί να χορηγηθεί αντίγραφο στον αιτούντα καθηγητή. Επισημαίνεται, πάντως, στο προκείμενο ότι, όπως προκύπτει από την επισκόπηση της υπ’ αριθμ. 1809/2007 απόφασης του Σ.τ.Ε., που επικαλείται ο ενδιαφερόμενος προς υποστήριξη του αιτήματός του, με αυτήν το Δικαστήριο ουδόλως έκρινε επί του τιθέμενου ενταύθα ζητήματος, απλώς ακύρωσε την παράλειψη της διοίκησης να απαντήσει επί του αιτήματος που είχε υποβάλλει ο εκεί διάδικος σε αυτήν περί χορήγησης αντιγράφου σχετικής μαγνητοταινίας.

Η τελική απάντηση

Συμπερασματικά, η απάντηση που προσήκει στον προβληματισμό της υπηρεσίας είναι ότι : Η φυλασσόμενη στο αρχείο της Σχολής Αρχιτεκτόνων Μηχανικών του Ε.Μ.Π. ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου, που έλαβε χώρα προς επιβοήθηση της ορθής σύνταξης των πρακτικών αυτής, δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο, κατά την έννοια διατάξεων του άρθρου 5 του νόμου 2690/1999. Κατά συνέπεια δεν είναι επιτρεπτή η χορήγηση στον αιτούντα αντιγράφου αυτού.

Δείτε όλη τη γνωμοδότηση

Όλες οι σημαντικές και έκτακτες ειδήσεις σήμερα

Τι αποκαλύπτει για τον χαρακτήρα σας αν βρίζετε - ποια είναι τα οφέλη;

Μοριοδοτούμενο σεμινάριο Ειδικής Αγωγής (ΕΛΜΕΠΑ) με μόνο 50Є εγγραφή- αιτήσεις ως 4/3

2ος Πανελλήνιος Γραπτός Διαγωνισμός ΑΣΕΠ: Τα 2 μαθήματα εξέτασης και η ύλη

Παν.Πατρών: Μοριοδοτούμενο σεμινάριο ΕΙΔΙΚΗ ΑΓΩΓΗΣ με μόνο 65Є εγγραφή

Proficiency και Lower μόνο 95 ευρώ σε 2 μόνο ημέρες στα χέρια σας (ΧΩΡΙΣ προφορικά, ΧΩΡΙΣ έκθεση!)

ΕΥΚΟΛΕΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΙΣΠΑΝΙΚΩΝ και ΙΤΑΛΙΚΩΝ για εκπαιδευτικούς - Πάρτε τις άμεσα

Google news logo Ακολουθήστε το Alfavita στo Google News Viber logo Ακολουθήστε το Alfavita στo Viber

σχετικά άρθρα

ΣΥΡΙΖΑ
ΣΥΡΙΖΑ: Πανεπιστήμια χωρίς έρευνα; Η «παγίδα» με τα παραρτήματα των ξένων ΑΕΙ
ΣΥΡΙΖΑ: Παραρτήματα πανεπιστημίων, όπως αυτά που προβλέπει το νομοσχέδιο, κατατάσσονται σε θέσεις από 2.000 ως 6.000, ακόμα και όταν τα μητρικά είναι...
ΣΥΡΙΖΑ: Πανεπιστήμια χωρίς έρευνα; Η «παγίδα» με τα παραρτήματα των ξένων ΑΕΙ
Παραστατίδης
ΠΑΣΟΚ: Αυτά είναι τα 8 σημεία διαφωνίας μας με το νομοσχέδιο για τα Μη Κρατικά Πανεπιστήμια
Στέφανος  Παραστατίδης: Να γιατί θα καταψηφίσουμε το νομοσχέδιο του υπουργείου Παιδείας
ΠΑΣΟΚ: Αυτά είναι τα 8 σημεία διαφωνίας μας με το νομοσχέδιο για τα Μη Κρατικά Πανεπιστήμια