Σύμφωνα με επίσημο έγγραφο του Υπουργείου Παιδείας προς τη Βουλή, η διαδικασία πρόσληψης των αναπληρωτών εκπαιδευτικών πραγματοποιείται σε πολλαπλές φάσεις καθ’ όλη τη διάρκεια του διδακτικού έτους, βάσει του ετήσιου προγραμματισμού για την κάλυψη των λειτουργικών αναγκών. Όπως διευκρινίζεται με αναφορά στον νόμο 4589/2019, το ισχύον θεσμικό πλαίσιο δεν επιβάλλει καμία υποχρέωση για τη διενέργεια όλων των προσλήψεων αυστηρά από την 1η Σεπτεμβρίου.
Παράλληλα, υπογραμμίζεται ότι η αποκλειστική αρμοδιότητα για τη διαχείριση, τη διάθεση και την τοποθέτηση του εκπαιδευτικού προσωπικού στις σχολικές μονάδες ανήκει στις οικείες Διευθύνσεις Εκπαίδευσης.
Όσον αφορά τη διαδικασία επιλογής και τοποθέτησης, μετά την ανακοίνωση των προσλήψεων, οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης καταχωρίζουν τα οργανικά και λειτουργικά κενά στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Προσωπικού (Ο.Π.ΣΥ.Δ.). Στη συνέχεια, οι προσληφθέντες εκπαιδευτικοί δηλώνουν τις προτιμήσεις τους για τις διαθέσιμες σχολικές μονάδες ή ομάδες σχολείων. Το αποκλειστικό κριτήριο για την τελική τοποθέτησή τους αποτελεί η σειρά κατάταξης στους αξιολογικούς πίνακες του Α.Σ.Ε.Π., η οποία προκύπτει από την αθροιστική βαθμολόγηση των ακαδημαϊκών και κοινωνικών προσόντων τους.
Με στόχο τη μείωση της γραφειοκρατίας και τη διευκόλυνση των εκπαιδευτικών, έχουν εισαχθεί σημαντικές ψηφιακές και διοικητικές αλλαγές. Συγκεκριμένα, εφαρμόζεται πλέον η απευθείας ανάληψη υπηρεσίας στη σχολική μονάδα τοποθέτησης αντί των γραφείων της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης, σε συνδυασμό με τη δυνατότητα σύναψης ψηφιακής σύμβασης. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγεται η άσκοπη ταλαιπωρία και οι επιπλέον μετακινήσεις που προβλέπονταν από το παλαιότερο καθεστώς.
Τέλος, επισημαίνεται ότι για την εγκυρότητα της διαδικασίας είναι απαραίτητη η φυσική παρουσία του αναπληρωτή στο σχολείο εντός της ορισθείσας προθεσμίας. Λόγω της ανάγκης για την εύρυθμη λειτουργία της εκπαίδευσης, η προθεσμία αυτή ορίζεται συνήθως σε δύο έως τρεις εργάσιμες ημέρες, αν και οι εκπαιδευτικοί ενημερώνονται νωρίτερα μέσω της επίσημης ιστοσελίδας του Υπουργείου και με αποστολή γραπτού μηνύματος (SMS). Παράλληλα, κατά την εμφάνισή τους για ανάληψη υπηρεσίας, οι προσληφθέντες υποχρεούνται να προσκομίσουν τις απαιτούμενες ιατρικές γνωματεύσεις.
