Κάθε διοικητική απαίτηση που φτάνει σε ένα σχολείο φαίνεται, μεμονωμένα, μικρή: ένας πίνακας, μια επικαιροποίηση στοιχείων, μια σύντομη αναφορά. Όταν όμως οι απαιτήσεις αυτές αθροίζονται, δημιουργούν μια δεύτερη καθημερινότητα μέσα στην πρώτη, με τους εκπαιδευτικούς να εναλλάσσονται ανάμεσα στην τάξη και στη διαχείριση εγγράφων, προθεσμιών και εφαρμογών.
Το κόστος αυτής της κατάστασης δύσκολα εμφανίζεται στους απολογισμούς. Καταγράφεται στον χρόνο που απομένει για προετοιμασία, συνεργασία και προσωπική επικοινωνία με τους μαθητές. Η γραφειοκρατία γίνεται έτσι ζήτημα ποιότητας της εκπαίδευσης.
Οι διοικητικές ανάγκες χρειάζονται προσωπικό
Η τήρηση αρχείων, η αλληλογραφία, η ενημέρωση μητρώων και η διαχείριση υπηρεσιακών στοιχείων είναι απαραίτητες λειτουργίες. Χρειάζονται ακρίβεια, συνέχεια και σαφή κατανομή ευθυνών.
Όπου απουσιάζει η οργανωμένη γραμματειακή υποστήριξη, αυτές οι ανάγκες καλύπτονται από τη διεύθυνση και το διδακτικό προσωπικό. Ο χρόνος, όμως, παραμένει πεπερασμένος. Η διευθύντρια που επεξεργάζεται διοικητικά αιτήματα διαθέτει λιγότερο χρόνο για τον παιδαγωγικό συντονισμό, ενώ ο εκπαιδευτικός που αναλαμβάνει επαναλαμβανόμενες καταχωρίσεις δυσκολεύεται να βρει χώρο για συλλογική προετοιμασία.
Η συστηματική κάλυψη ενός οργανωτικού κενού με πρόσθετη εργασία δεν αποτελεί σταθερή λύση στελέχωσης. Αντίθετα, μετατρέπει την υπερπροσπάθεια σε μόνιμη προϋπόθεση λειτουργίας.
Σχολεία χωρίς γραμματείς: Μια νομοθετική πρόβλεψη περιμένει εδώ και 41 χρόνια
Το αίτημα για γραμματειακή υποστήριξη των σχολείων έχει ηλικία μεγαλύτερη των τεσσάρων δεκαετιών. Ήδη ο ν. 1566/1985, στο άρθρο 19 παράγραφος 6, προέβλεπε ότι σε κάθε σχολική μονάδα δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης με περισσότερους από 200 μαθητές λειτουργεί γραμματεία, στην οποία τοποθετείται διοικητικός υπάλληλος.
Για τα λύκεια με περισσότερους από 500 μαθητές προβλεπόταν δεύτερος γραμματέας και, πάνω από 800, τρίτος. Για τα 12θέσια και μεγαλύτερα δημοτικά, ο νόμος έδινε δυνατότητα τοποθέτησης γραμματέα μέσω κοινής υπουργικής απόφασης — διαφορετική πρόβλεψη από την υποχρεωτική διατύπωση για τη δευτεροβάθμια. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ (Αρθρο 19-20)
Εδώ βρίσκεται η θεσμική αντίφαση: η Πολιτεία απαιτεί από τους εκπαιδευτικούς συνέπεια σε προθεσμίες και υποχρεώσεις, ενώ δικές της νομοθετικές προβλέψεις παραμένουν επί δεκαετίες ανεπαρκώς υλοποιημένες. Δεν διαθέτει νόμιμο προνόμιο να παραβλέπει τους νόμους της. Διαθέτει, όμως, στην πράξη τη δυνατότητα να καθυστερεί τη στελέχωση, αφήνοντας το κόστος στους εργαζομένους.
Η αλληλογραφία, τα μητρώα και οι καταχωρίσεις δεν εξαφανίζονται επειδή λείπει ο γραμματέας. Μεταφέρονται στους διευθυντές και στους εκπαιδευτικούς, αφαιρώντας χρόνο από το παιδαγωγικό έργο.
Το ζητούμενο είναι πλέον η εφαρμογή με προσωπικό, χρηματοδότηση και χρονοδιάγραμμα. Η αξιοπιστία του κράτους κρίνεται και από το αν εκπληρώνει όσα το ίδιο έχει νομοθετήσει.
Η ψηφιοποίηση κρίνεται από όσα καταργεί
Η τεχνολογία μπορεί να προσφέρει ουσιαστική ανακούφιση. Αυτό προϋποθέτει, ωστόσο, ότι μαζί με τη νέα εφαρμογή καταργούνται παλιές διαδικασίες και διπλές υποβολές.
Όταν ένα στοιχείο υπάρχει ήδη σε πληροφοριακό σύστημα, χρειάζεται να εξηγείται γιατί ζητείται εκ νέου σε διαφορετικό αρχείο. Όταν απαιτείται ηλεκτρονική υποβολή, πρέπει να εξετάζεται αν εξακολουθεί να χρειάζεται και παράλληλη έντυπη διακίνηση.
Το μέτρο επιτυχίας είναι συγκεκριμένο: πόσο χρόνο εξοικονομεί το σχολείο και πόσο μειώνεται η πιθανότητα λάθους. Η αύξηση των διαθέσιμων πλατφορμών δεν αποτελεί από μόνη της δείκτη διοικητικής προόδου.
Τέσσερις αλλαγές με πρακτικό αποτέλεσμα
Η αντιμετώπιση του προβλήματος μπορεί να οργανωθεί γύρω από τέσσερις προτεραιότητες:
| Παρέμβαση | Τι μπορεί να αλλάξει |
|---|---|
| Μόνιμη διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη | Οι πάγιες εργασίες αποκτούν συνέχεια και συγκεκριμένο υπεύθυνο. |
| Ενοποίηση πληροφοριακών συστημάτων | Τα στοιχεία καταχωρίζονται μία φορά και αξιοποιούνται από τις αρμόδιες υπηρεσίες, με τους αναγκαίους κανόνες πρόσβασης. |
| Έλεγχος κάθε νέας υποχρέωσης | Πριν εισαχθεί μια διαδικασία, εξετάζονται η αναγκαιότητα, ο χρόνος και η πιθανή επικάλυψή της με άλλες. |
| Μέτρηση φόρτου και χρονοδιάγραμμα απλούστευσης | Η μείωση της γραφειοκρατίας αποκτά ελέγξιμους στόχους. |
Η στελέχωση χρειάζεται επίσης να υπολογίζει την πολυπλοκότητα κάθε σχολείου. Ο αριθμός μαθητών είναι σημαντικός, αλλά πρέπει να συνεκτιμώνται τα προγράμματα, τα κτίρια, οι ιδιαίτερες ανάγκες και το εύρος των διοικητικών εργασιών.
Ένα αίτημα που χρειάζεται συγκεκριμένη απάντηση
H ΠΟΣΥΠ προτείνει δυνατότητα τοποθέτησης γραμματέων σε σχολεία με περισσότερους από 200 μαθητές και δεύτερου γραμματέα σε Γενικά και Επαγγελματικά Λύκεια με περισσότερους από 400 μαθητές.
Η συζήτηση οφείλει να καταλήξει σε οργανικές ανάγκες, χρηματοδότηση και κατανομή προσωπικού. Κάθε ώρα που απελευθερώνεται από μια περιττή διαδικασία μπορεί να αξιοποιηθεί σε ένα καλύτερα σχεδιασμένο μάθημα ή σε μια έγκαιρη παιδαγωγική παρέμβαση. Η διοικητική υποστήριξη είναι επένδυση στον χρόνο που χρειάζεται το σχολείο για να εκπαιδεύει.
