Η ψηφιοποίηση της διοίκησης παρουσιάστηκε ως η μεγάλη υπόσχεση για ένα κράτος που θα λειτουργούσε γρηγορότερα και απλούστερα, με λιγότερα χαρτιά, λιγότερη ταλαιπωρία και λιγότερες επαναλήψεις της ίδιας πληροφορίας, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην ουσία της δουλειάς τους. Στην καθημερινότητα, όμως, αρκετών δημόσιων υπηρεσιών και ιδιαίτερα των σχολείων, η μετάβαση στις ηλεκτρονικές διαδικασίες δεν συνοδεύεται πάντα από αντίστοιχη μείωση των υποχρεώσεων, με αποτέλεσμα η γραφειοκρατία να μεταφέρεται στην οθόνη και, όπου διατηρούνται παράλληλα οι προηγούμενες απαιτήσεις, να πολλαπλασιάζεται.
Ο διευθυντής ενός σχολείου, για παράδειγμα, μπορεί να χρειάζεται να συντάξει μια απόφαση, να καταχωρίσει τα στοιχεία της σε πληροφοριακό σύστημα, να αποστείλει το σχετικό αρχείο με ηλεκτρονική αλληλογραφία και να το διατηρήσει στο αρχείο της σχολικής μονάδας, ενώ κάθε μεταβολή ενδέχεται να απαιτεί νέα ενημέρωση σε περισσότερα από ένα σημεία. Εκεί όπου η τεχνολογία θα μπορούσε να συνδέει αυτόματα τα επιμέρους στάδια, ο άνθρωπος εξακολουθεί να αναλαμβάνει τη μεταφορά, την επιβεβαίωση και τη συμφωνία των πληροφοριών, λειτουργώντας ο ίδιος ως σύνδεσμος ανάμεσα σε συστήματα και υπηρεσίες.
Ένα στοιχείο μαθητή, μια μεταβολή προσωπικού, ένα διδακτικό κενό ή μια αλλαγή στο ωρολόγιο πρόγραμμα φαίνονται, όταν εξετάζονται χωριστά, ως μικρές και διαχειρίσιμες καταχωρίσεις, όμως το καθημερινό άθροισμά τους δημιουργεί έναν όγκο εργασίας που απαιτεί ακρίβεια, συνεχή προσοχή και επαναλαμβανόμενους ελέγχους. Η ολοκλήρωση μιας φόρμας αποτελεί συχνά μόνο ένα μέρος της διαδικασίας, καθώς προηγούνται η συγκέντρωση και η διασταύρωση των στοιχείων και ακολουθούν η αποστολή δικαιολογητικών, η επιβεβαίωση παραλαβής και η αντιμετώπιση τυχόν διορθώσεων.
Το βάρος γίνεται μεγαλύτερο όταν τα πληροφοριακά συστήματα δεν επικοινωνούν μεταξύ τους, με αποτέλεσμα δεδομένα που βρίσκονται ήδη καταχωρισμένα να ζητούνται εκ νέου, άλλοτε σε διαφορετική φόρμα και άλλοτε σε διαφορετικό αρχείο, ενώ η ευθύνη για την ταύτισή τους παραμένει στον εργαζόμενο. Έτσι, η ίδια πληροφορία αποκτά πολλές διοικητικές διαδρομές, καθεμία με τη δική της προθεσμία και τις δικές της απαιτήσεις, χωρίς να είναι πάντοτε σαφές ποια προηγούμενη υποχρέωση καταργείται όταν προστίθεται η καινούργια.
Η παραδοσιακή γραφειοκρατία είχε μια υλική παρουσία που μπορούσε εύκολα να αναγνωριστεί στις στοίβες εγγράφων, στα ντοσιέ και στους φακέλους, ενώ η ψηφιακή εκδοχή της παραμένει σε μεγάλο βαθμό κρυμμένη μέσα σε ανοιχτά παράθυρα, ηλεκτρονικά μηνύματα, πεδία και επισυναπτόμενα. Η οθόνη μπορεί να δείχνει τακτοποιημένη ακόμη και όταν πίσω της συσσωρεύονται ώρες διοικητικής εργασίας, γεγονός που διευκολύνει την υποτίμηση του χρόνου που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί μια φαινομενικά απλή εντολή.
Το «στείλτε το ηλεκτρονικά», για παράδειγμα, μπορεί να προϋποθέτει έλεγχο δικαιολογητικών, σάρωση, σωστή ονομασία και μετατροπή αρχείων, ψηφιακή υπογραφή και ανάρτηση, ενώ ένα τεχνικό πρόβλημα ή μια αλλαγή στις προδιαγραφές ενδέχεται να επιβάλει την επανάληψη μέρους της εργασίας. Όταν τέτοιες απαιτήσεις φτάνουν διαδοχικά μέσα στην ημέρα, διακόπτουν επίσης τη συγκέντρωση, καθώς ο εργαζόμενος πρέπει να εγκαταλείπει την προηγούμενη δραστηριότητά του και να επιστρέφει αργότερα σε αυτήν, αναζητώντας ξανά το σημείο όπου είχε σταματήσει.
Στα σχολεία, αυτή η επιβάρυνση συναντά μια καθημερινότητα στην οποία οι διευθυντές και οι προϊστάμενοι έχουν ταυτόχρονα παιδαγωγικές ευθύνες, συντονίζουν εκπαιδευτικούς, επικοινωνούν με γονείς και διαχειρίζονται ζητήματα ασφάλειας, υποδομών και στελέχωσης. Μια προθεσμία καταχώρισης μπορεί να συμπίπτει με ένα έκτακτο περιστατικό μαθητή, μια απουσία εκπαιδευτικού ή ένα πρόβλημα στο κτίριο, οπότε το διοικητικό έργο μεταφέρεται για αργότερα και το σπίτι γίνεται η φυσική συνέχεια του σχολικού γραφείου.
Το βράδυ και το Σαββατοκύριακο καταλήγουν έτσι να απορροφούν όσα δεν χώρεσαν στην εργάσιμη ημέρα, ενώ η δυνατότητα πρόσβασης στις πλατφόρμες από παντού δημιουργεί την προσδοκία ότι οι εκκρεμότητες μπορούν να διευθετούνται οποτεδήποτε. Η ευκολία της σύνδεσης, ωστόσο, δεν μειώνει τον χρόνο που απαιτεί η εργασία, ούτε εξασφαλίζει από μόνη της ότι ο εκπαιδευτικός θα έχει περισσότερη ενέργεια για τους μαθητές του την επόμενη ημέρα.
Η ουσιαστική αξιοποίηση της ψηφιοποίησης χρειάζεται συστήματα που διασυνδέονται, στοιχεία που καταχωρίζονται μία φορά και επαναχρησιμοποιούνται με ασφάλεια, κατάργηση περιττών παράλληλων διαδικασιών και διοικητική υποστήριξη που ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες των σχολείων. Χρειάζεται επίσης σχεδιασμό μαζί με τους ανθρώπους που εκτελούν καθημερινά αυτές τις εργασίες, ώστε κάθε νέα εφαρμογή να δοκιμάζεται ως προς τον χρόνο που απαιτεί και τις υποχρεώσεις που αφαιρεί.
Το μέτρο της επιτυχίας βρίσκεται στις ώρες που επιστρέφουν στο σχολείο για διδασκαλία, συνεργασία και φροντίδα των παιδιών, καθώς εκεί μπορεί να αποδειχθεί η πραγματική αξία της τεχνολογίας. Όσο ο εργαζόμενος εξακολουθεί να διεκπεραιώνει τις προηγούμενες υποχρεώσεις μαζί με όλες τις νέες ψηφιακές απαιτήσεις, η υπόσχεση της απλοποίησης παραμένει μετέωρη και η καθημερινότητά του θυμίζει παλιά γραφειοκρατία με καινούργια οθόνη.
