Alfavita Newsroom Πολλοί πιστεύουν ότι τα emails τους είναι ευγενικά και επαγγελματικά, ωστόσο, σύμφωνα με αναφορά του CNBC, ορισμένες φράσεις μπορούν εύκολα να παρερμηνευτούν και να δημιουργήσουν λανθασμένη εντύπωση στον παραλήπτη.
Αν δεν είστε προσεκτικοί, ακόμα και καλοπροαίρετες εκφράσεις ενδέχεται να σας κάνουν να φαίνεστε θυμωμένοι, απογοητευμένοι ή ειρωνικοί, υπονομεύοντας έτσι την αξιοπιστία και την επαγγελματική σας εικόνα.
Δείτε παρακάτω ποιες είναι οι πέντε φράσεις που πρέπει να αποφεύγετε στα επαγγελματικά emails και τι μπορείτε να πείτε αντ’ αυτών:
1. «Απλώς επανέρχομαι σε αυτό»
Αν και φαίνεται ευγενική, η φράση αυτή συχνά εκλαμβάνεται ως πίεση ή παράπονο του τύπου «Γιατί δεν μου έχεις απαντήσει ακόμα;».
Αντί για αυτό, προτιμήστε να είστε σαφείς:
«Χρειαζόμαστε τα σχόλιά σας για τη νέα πρόσληψη μέχρι αύριο το απόγευμα.»
«Θα μπορούσατε να μου πείτε τις σκέψεις σας για τις διαφάνειες 3-6; Ελπίζω να τις στείλω στην επιτροπή έως την Τρίτη.»
2. «Σύμφωνα με το τελευταίο μου email...»
Ίσως η πιο παρεξηγήσιμη φράση στα επαγγελματικά μηνύματα. Δίνει την εντύπωση πως λέτε:
«Σας το είπα ήδη και ενοχλήθηκα που πρέπει να το ξαναπώ».
Αντί για αυτό, κρατήστε ουδέτερο και συνεργατικό τόνο:
«Για να ανακεφαλαιώσουμε τα βασικά σημεία…»
«Να τι συμφωνήσαμε στην τελευταία μας συζήτηση…»
3. «Ευχαριστώ εκ των προτέρων»
Αν και μοιάζει ευγενικό, μπορεί να θεωρηθεί αλαζονικό, σαν να προεξοφλείτε ότι ο άλλος θα κάνει αυτό που ζητάτε.
Εναλλακτικές που δείχνουν σεβασμό και επαγγελματισμό:
«Θα μπορούσατε να το επανεξετάσετε αυτό τις επόμενες 48 ώρες;»
«Παρακαλώ ενημερώστε με αν το χρονοδιάγραμμα αυτό σας εξυπηρετεί.»
Αποφύγετε επίσης υπερβολικά “χαμηλότονες” εκφράσεις, όπως:
«Θα εκτιμούσα τη βοήθειά σας, αν έχετε την ευκαιρία. Μην ανησυχείτε, αν όχι!», γιατί μειώνουν την αποφασιστικότητά σας.
4. «Παρακαλώ, συμβουλέψτε με»
Αν και ακούγεται επίσημη, αυτή η φράση μπορεί να δίνει την εντύπωση ψυχρότητας ή εκνευρισμού.
Προτιμήστε πιο φυσικές και ανθρώπινες εκφράσεις:
«Ποιες είναι οι σκέψεις σας για αυτό;»
«Μπορείτε να μου διευκρινίσετε τη διαδικασία;»
«Ενημερώστε με για την προτιμώμενη προσέγγισή σας.»
Η γλώσσα στα επαγγελματικά emails έχει τεράστια σημασία — δεν μεταφέρει μόνο πληροφορίες, αλλά και τόνο, διάθεση και επαγγελματισμό.
Η σωστή επιλογή λέξεων μπορεί να καθορίσει αν μια συνεργασία θα παραμείνει θετική ή θα οδηγήσει σε παρεξήγηση.
Όλες οι σημαντικές και έκτακτες ειδήσεις σήμερα
Voucher 750 ευρώ σε εργαζόμενους του ιδιωτικού τομέα - Ανοίγουν οι αιτήσεις
